Automatizacija finansų departamente: 8 Priežastys, kodėl verta automatizuoti duomenų ruošą

Kiek kartų esate išgyvenę dėl to, kad nespėjate visų ataskaitų paruošti laiku? Kiek kartų esate susinervinę dėl to, kad valdybos posėdžio metu pastebėjote klaidą formulėje valdybos ataskaitoje? Kiek kartų pagalvojote, kad ataskaitų ruošimas yra beprasmis darbas ir kiek kartų svajojote, kad jas būtų galima gauti vieno mygtuko paspaudimu?

Su šiandieninėmis technologijų galimybėmis tai yra ne tik galima, bet ir būtina!

Finansinės ir vadybinės atskaitomybės (mėnesio, ketvirčio, metinių vadybinių ataskaitų, pokyčių ir biudžeto kontrolės ataskaitų ruošimas yra pasikartojantis/rutininis darbas, todėl šios srities procesai puikiai tinka automatizavimui. Automatizuojant duomenų ruošos procesus, įmonės gali sutaupyti laiko, išlaisvinti žmogiškuosius išteklius ir padidinti efektyvumą, daugiau laiko ir dėmesio skiriant aukštesnę pridėtinę vertę teikiančioms finansų funkcijoms.

8 priežastys, kodėl finansų vadovui verta automatizuoti duomenų ruošą:

1️⃣ Laiko taupymas. Automatizavimas sumažina laiko sąnaudas, skirtas rutininiams darbams, ir leidžia finansų vadovui skirti daugiau laiko darbams, kuriantiems aukštesnę pridėtinę vertę.

2️⃣ Savalaikiškumas. Automatizuotos ataskaitos ir duomenų analizė užtikrina, kad informacija yra prieinama greitai, leidžiant vadovams operatyviau reaguoti ir priimti sprendimus.

3️⃣ Vientisumas. Sisteminė ataskaitų parametrizacija užtikrina, kad ataskaitos yra paruošiamos pagal vieningas nustatytas taisykles/algoritmus, duomenys yra vientisi ir palyginami tarp skirtingų periodų, o tai yra kritiška, siekiant gauti tikslią ir patikimą informaciją.

4️⃣ Kompleksiškumas. Automatizavimas leidžia apjungti duomenis iš įvairių šaltinių, suteikiant galimybę gauti gilesnes ir turtingesnes įžvalgas.

5️⃣ Patikimumas. Automatizavimas sumažina duomenų ruošos klaidų tikimybę, taip užtikrinant aukštą duomenų kokybę ir patikimumą.

6️⃣ Atsakymai į tolesnius klausimus. Automatizuotas duomenų ruošos procesas leidžia lengviau ir greičiau rasti atsakymus į tolesnius klausimus bei giliau analizuoti duomenis.

7️⃣ Savitarna. Automatizuotos ataskaitos ir duomenų prieinamumas leidžia darbuotojams patiems pasiekti reikiamas ataskaitas ir ieškoti atsakymų, o tai didina efektyvumą ir produktyvumą.

8️⃣ Proaktyvumas. Automatizuotas rodiklių parametrizavimas gali savalaikiai perspėti/signalizuoti apie kylančias rizikas ir tai leidžia proaktyviai į jas reaguoti.

Pasak 2022 m. VIC.AI finansų vadovų (CFO) apklausos, 61% vadovų mano, kad finansų funkcijos automatizavimas teikia didelę naudą, ir beveik 60% respondentų planuoja padidinti investicijas į automatizavimą 2023 m. Tai rodo, kad vis daugiau finansų vadovų įvertina automatizavimo potencialą ir siekia išnaudoti šią galimybę optimizuoti savo departamento darbą ir gauti tikslesnę bei duomenimis pagrįstą informaciją.

Nuo ko finansų vadovas turėtų pradėti, kad duomenų automatizacijos procesas vyktų sklandžiai:

💡Turėkite viziją. Norint pradėti šią reikšmingą permainą savo finansų departamente, rekomenduojame pradėti nuo aiškios vizijos ir strategijos sukūrimo. Apgalvokite, kokį savo finansų departamentą norite matyti po kelerių metų ir kaip jis prisidės prie organizacijos vertės kūrimo.

💡Sudarykite veiksmų planą kaip tą viziją pasiekti. Apgalvokite, ko trūksta vizijos įgyvendinimui (įskaitant žmogiškuosius, sisteminius, infrastruktūrinius išteklius, procesus ir kompetencijas) ir kokiu būdu galite tuos trūkumus pašalinti.

💡Imkitės iniciatyvos. Būkite vėliavnešiu šiame procese ir skatinkite pokyčius organizacijoje.

💡Įtraukite kitus vadovus. Bendradarbiaukite su kitais aukščiausios grandies vadovais, kad visi suvoktų šios permainos svarbą.

💡Integruokite duomenų automatizaciją ir tolesnį duomenų analitikos vystymą į organizacijos strateginį planą.

💡Jei reikia pagalbos – kreipkitės į mus!

Rekomenduojame pasikonsultuoti su mūsų ekspertais – mes esame čia, kad padėtume jums sklandžiai įgyvendinti šią reikšmingą permainą!

Parengė: Milda Drobavičienė, Day Q Analytics verslo konsultantė.

Sužinokite daugiau apie Finance PRO aplikaciją Klientų patirties istorijos su Finance PRO

Domina analitika finansuose? Susisiekite el. paštu m.drobaviciene@dayqanalytics.eu, tel. +370 686 21383.