8 metų kelionė su „Qlik“: perėjimo iš „QlikView“ į „Qlik Sense“ istorija: „JAUKURAI”

Tadas Sargautis, UAB „Jaukurai“ direktorius, ir Mindaugas Šalučka, UAB „JKG” finansų direktorius, renginyje “Qlik Talk: pokalbiai su ekspertais”, kuris vyko 2021 m. birželio 2 d. nuotoliniu būdu pasidalino 8-erių metų patirtimi su „Qlik“. Juos kalbino „Day Q Analytics“ vadovas Vytautas Siaurusaitis.

– Tadai, kiek esate apskritai patenkinti su „Qlik“?

-Laikas greit bėga, – jau 8 metai praėjo, nors atrodo, kad visai neseniai turime tą sprendimą. Kaip galėčiau „Qlik“ įvertinti vienu žodžiu? Labai, labai… O jeigu plačiau – su Mindaugu kažkada turėjome diskusiją ir kolega neleis sumeluoti – didžioji organizacijos dalis dabar neįsivaizduoja darbo be šio įrankio. Ir jeigu kartais nutinka, kad mūsų apskaitos programa neapsikeičia duomenimis su „Qlik“ , tai pirmasis skambutis, kurį gauna Mindaugas iš kokio nors darbuotojo atvykęs rytą į darbą, yra dėl šios problemos. Tiesiog tai tapo mūsų rutina – kiekvieną rytą pradedame nuo esminių duomenų analizės: skyriai – nuo savo duomenų analizės, vadovai – nuo savo. Šis įrankis kasdieninėje mūsų veikloje yra vienas iš pagrindinių, kurį šiuo metu naudojame.

-Mindaugai, kokia buvo asmeninė patirtis prieš 8 metus pakeičiant „Excel“ į „QlikView“?

-Nors prabėgo 8 metai, bet puikiai prisimenu pradžią. Pats darbavausi analitiku įmonėje ir tuo metu buvo priimtas toks modelis – ėmiausi atsakomybės ir, siekiant taupyti vadovų laiką, ataskaitas ruošdavau centralizuotai. Puikiai prisimenu, koks evoliucinis ir net, vadinčiau, revoliucinis pokytis įvyko įdiegus „QlikView“. Aišku, prieš tai analizuodavome duomenis daug rečiau dėl laiko sąnaudų – kartą per mėnesį, kartą į ketvirtį. Anksčiau susitikimus darydavome tik pirmadieniais ir būtinai po pietų, nes iki pietų „kepdavome“ ataskaitas su „Excel“. Net 90% savo laiko sugaišdavau ataskaitų ruošimui. Reikdavo pateikti vizualizacijas, dinaminius, statinius ir pačius pagrindinius rodiklius. „Karpydavau“ ataskaitas finansų vadovams, komercijos vadovams, nes jiems viskas buvo aktualu. Ir jei susitikimo metu kuriam nors iš vadovų ateidavo idėja paanalizuoti duomenis kitu kampu, sakydavau: „Sekančiam susitikimui būtinai“. Bet informacija labai greitai sensta ir tampa nebeaktuali. Dar vienas svarbus dalykas – žmogiškasis faktorius, kurio negalima pamiršti. Kas beruoštų ataskaitas, pasitaiko klaidų. Įdiegus „Qlik“ laiko sąnaudos apsivertė aukštyn kojomis: 95% laiko galima skirti įžvalgoms, 5% – ataskaitų, lentelių, vizualų susigeneravimui su „Qlik“. Visiškai išnyko klaidos, nulemtos žmogiškojo faktoriaus. Taip pat įgalinome vadovus tapti nepriklausomais nuo analitiko ar kito asistento, – jie savarankiškai atranda įžvalgas, naujas galimybes ir analizuoja duomenis taip, kaip jiems yra reikalinga.

-Tadai, kas lėmė apsisprendimą „QlikView“ pakeisti į „Qlik Sense“?

-Pagrindinė priežastis, matyt, buvo ta, kad mes gavome galimybę išbandyti „Qlik Sense“. Mūsų finansinių duomenų analitikai buvo panaudotas „Qlik Sense“ įrankis. Dalis naudotojų, tam tikra grupė darbuotojų, kurie gali pasiekti labai jautrius įmonės duomenis, patys aukščiausi vadovai pamatė, kad ženkliai patogesnė yra pati sąsaja ir duomenų pateikimas. Su „QlikView“ mes matėme daugiau skaičių ir teksto, o čia – daugiau vaizdo, daugiau grafikų. Niekam ne paslaptis, kad žmonės vizualius objektus supranta daug greičiau, nei skaičius ar tekstus. Daliai darbuotojų skaičiai vis dar buvo ne iki galo suprantami, bet vaizdinė informacija dažniausia yra aiški visiems. Tai vienas aspektas. Kitas dalykas – programa greičiau veikia, yra labai intuityvi, t.y. tu gali atlikti greitai tai, ko tu ir tikiesi iš naujos programos kaip, tarkime, yra su nauju automobiliu. Tau tiesiog pakanka su kompiuterio pele pažymėti tam tikrus pasirinkimus ir programa pati supranta, kas tave domina bei padeda leistis vis gilyn. Su „QlikView“ savo įmonėje turėjome tokią problemą, – naudojome „Google Chrome“ naršyklę ir kai kuriuose kompiuteriuose matydavome analitikos langą tik trečdalyje ekrano. Nebuvo patogu. Su „Qlik Sense“ tos problemos neliko. Jei žiūrėti iš dabartinės perspektyvos, tai „QlikView“ duomenis dar reikdavo pagražinti, kad jie būtų aiškiau suvokiami tai auditorijai, kuriai būdavo norima juos pristatyti. Su „Qlik Sense“ nieko nereikia gražinti – tiesiog atsidarai ir demonstruoji interaktyviai, čia ir dabar. Esminis dalykas dėl „Qlik Sense“ pasirinkimo – moderni sąsaja, kuri leidžia patogiai naudotis. Dabar dar didesnei daliai įmonės kolektyvo duomenys tapo suprantamesni ir aiškesni – su jais galima „dirbti“, juos „vartoti“.

-Mindaugai, o kaip komanda priėmė „Qlik Sense“, su kokiais iššūkiais teko susidurti? Kaip vyko „Qlik Sense“ diegimas ir „QlikView“ pakeitimas nauju įrankiu?

-Mūsų komanda yra tikrai novatoriška ir priima pokyčius, tad ir „Qlik Sense“ po pirmosios demonstracijos kolegos priėmė teigiamai ir entuziastingai, įžvelgdami privalumus prieš „QlikView“. Tačiau „Qlik Sense“ startavus buvo niuansų. “QlikView“ yra puikus įrankis. Gal dėl to susidūrėme su tokia, rodos, neįtikima problema – žmonių įpročiais. Mes buvome susiplanavę 3 mėn. pereinamąjį laikotarpį – kol įgusime su „Qlik Sense“, dar naudosime ir „QlikView“. Visi supratome, kad gauname žymiai pranašesnį įrankį, bet vėlgi… – tai koks mygtukas ne visai toks, tai kokia svirtelė plonesnė. Ir, būdavo, pasiteirauji kolegos, ar jau naudoja „Qlik Sense“, atsakymas, žinoma, būna teigiamas, bet patikrini administratoriaus ataskaitoje ir matai, kad vis dar analizuoja duomenis su „QlikView“. Suprantama, kad mažai naudojant įgūdžiai neatsiranda. Ir pradžioje turėjome būtent tokią problemą. Pasibaigus pereinamajam laikotarpiui teko „QlikView“ išjungti, nors ir po to dar būdavo nemažai klausimų, kodėl mes nutarėme keisti gerą daiktą. Galiausiai, suderinęs su „Qlik“ atstovais „Day Q Analytics“, kolegoms pateikiau tokią versiją: „Qlik“ nutraukė „QlikView“ palaikymą. Tik po tokio atsakymo daugiau klausimų nebeliko („Day Q Analytics“ pastaba: „Qlik“ ir toliau palaiko „QlikView“). Tokia mūsų patirtis. Ne veltui sakoma, kad įpratimas yra blogiau už prigimimą. Įprotis – galingas dalykas.

-Tadai, kaip plačiai „Qlik Sense“ naudojamas Jūsų kompanijoje?

-20% organizacijos naudoja “Qlik Sense”: visi vadovai, nepriklausomai nuo departamentų – tiekimo, serviso, personalo, logistikos. Žinoma, jie analizuoja skirtingus duomenis. Taip pat didžioji dalis pardavimų vadovų – padalinių vadovai ir segmentų vadovai didžiuosiuose miestuose. Didmenos vadybininkai duomenis gauna iš segmentų vadovų (analizuojame pagal klientus, produktus). „Excel“ praeitį dabar prisimename su šypsena. Su „Qlik Sense“ – visai kiti greičiai, duomenis galime pasiekti kelių mygtukų paspaudimu. „Excel“ neteko jokios prasmės, – su „Qlik“ čia ir dabar galime pasiekti tai, kas mums reikalinga, o mūsų verslui tai labai svarbu. Mes pakankamai anksti galime identifikuoti, kas mūsų versle veikia, kas neveikia, pagauti tam tikrus ryšius. Kartas nuo karto pilotuojame tam tikrus sprendimus: pasirenkame vieną ar kitą eksperimentinį padalinį, pabandome ir labai greitai matome, ar sprendimas veikia. Mums nereikia laukti, kol kažkas duomenis paruoš, agreguos, – sprendimo efektyvumą pamatome čia ir dabar. Jei jis pasiteisina, puiku, perkeliame jį į kitus padalinius. Jei nepasiteisina, ieškome naujų idėjų.

– Mindaugai, kaip keitėsi darbuotojų, kurie 8 metus naudojasi “Qlik”, duomenų raštingumas?

– Galiu pasakyti, kad keitėsi iš esmės. Šiek tiek šaržuojant galiu pasakyti, kad prieš 8 metus bent vieną rodiklį žinojo visi, – tai, pavyzdžiui, apyvarta. O dėl kitų būdavo ir nesusikalbėjimo. Kai ataskaitas ruoši su „Excel“ ir duomenų analizė įmonėje yra retas dalykas – kartą per mėnesį ar kartą į ketvirtį, – suprantama, kad rodikliai, ypač išvestiniai, pasimiršta. Taip buvo ir pas mus. Trūko tvirto žinojimo. O nežinant rodiklių aiškiai, nesuprantant priežastingumo, kaip jie sąveikauja tarpusavyje, yra neįmanoma nukreipti savo veiksmų ir sutelkti dėmesį geresnių rezultatų linkme. Dabar, kai žmonės savarankiškai ir jiems patogiu laiku gali kurti ataskaitas, mes matome šios dienos duomenis. Anksčiau mėnesio senumo duomenys mums tiko, dabar prastai jaučiamės, jei neturime paskutinės dienos duomenų. Tai jau yra problema, nes informacija – pasenusi… Dar yra labai svarbu unifikuota įmonės ataskaitų struktūra – tokiu būdu darbuotojai gali lengvai susikalbėti. Sekti rodiklius ir juos su kolegomis aptarti tapo tam tikru azartu. Finansinių rodiklių duomenų raštingumas įmonėje yra pasikeitęs iš esmės.

– Tadai, kokią didžiausią naudą jaučiate naudodami “Qlik”?

– Didžiausia nauda yra tame, kad tam tikri verslo vienetai tapo nepriklausomi nuo duomenų analitiko. Realiai mes buvome tokiose situacijoje, kai duomenys buvo butelio kakliukas. Įmonėje vienas žmogus ruošė ataskaitas, skirtingi žmonės skirtingai jas suprasdavo ir interpretuodavo. Buvo daug nesusikalbėjimo ir abejonių dėl tikrumo, klausimų, kaip vienas ar kitas žmogus skaičiavo, kaip gavo vienus ar kitus rezultatus. Didžiausia nauda yra ir ta, kad dabar mes matome tikslius duomenis ir esame nuo nieko nepriklausomi. Na, taip, reikia, kad veiktų pats įrankis. Tikimybė, kad jis neveiks, yra labai maža. Kitas svarbus dalykas – tų duomenų nereikia audituoti. Jeigu jie yra imami pagal tam tikrą logiką, nebereikia jų tikrinti. Mūsų versle labai svarbu suprasti pokytį čia ir dabar. Nereikalaujame valandos tikslumo, bet dienos tikslumas mums yra būtinas. Dabar galime greitai ir nesudėtingai identifikuoti vietas, kurioms reikia sprendimų. Duomenų naudojimas tapo paprastas – norint kažką pakeisti „Excelyje“ reikėdavo įgūdžių ir papildomų duomenų. Mums svarbu, kad dabar ne tik problemą, bet ir sėkmę galime identifikuoti greičiau bei pamatyti, kokie sprendimai atnešė rezultatus, kartais net ir tokius, kokių net nelaukėme ir nesitikėjome. Ir tada tikrai džiugu, nes galime pasiteisinusias idėjas atkartoti kitur.

-Mindaugai, ką patartumėte klientams, kurie atskirų verslo uždavinių analitikai vis dar naudoja „Excel“?

-Mano patarimas labai paprastas – nedelsiant keiskite į „Qlik“ produktus. Peržiūrėkite savo artimiausius investicinius planus ir prioritetų sąraše atraskite galimybes įsigyti „Qlik“. Iš finansinės pusės labai lengva paskaičiuoti – čia, žinoma, galima veltis į ilgas diskusijas, bet sunkiai surasite kryptį, kur investicija būtų taip greitai atsiperkanti ir tuo pačiu jos rizika būtų tokia maža. Paprastai skaičiuokime: sutaupysite brangių žmonių (brangių darbo užmokesčio prasme) laiko, išlaisvinsite šių žmonių intelekto potencialą įžvalgoms atrasti. Jei naudosite čia ir dabar gautus naujausius duomenis, greičiausiai pataikysite ir su teisingais sprendimais. Tai vėlgi bus netiesioginė nauda, kuri su kaupu atsipirks ateityje. Tiesiog vienu, dviem mygtuko paspaudimais gavus duomenis. Su „Excel“ norint kažką analizuoti, reikia užsiduoti sau klausimą, ką sprendžiame ir ką norime gauti. Reikia susidėlioti tam tikrą duomenų struktūrą. „Qlik Sense“ atveju to nereikia daryti – pakanka sekti ataskaitomis, grafikais, vizualais ir klausimai kyla natūraliai, pamatai daug galimybių, atrandi daug stiprybių, silpnybių. Kelias tarytum pats sau klojasi. Galbūt tai, ką norėjai iš anksto analizuoti, pasirodys visai nesvarbu. Be „Qlik Sense“ nebūtume per 8 metus nuėję tokio kelio, kokį nuėjome.

-Tadai, ką patartumėte klientams, kurie šiuo metu naudoja “QlikView” ir abejoja dėl “Qlik Sense”?

-Atsakysiu per savo patirtį. Kolega Mindaugas privertė išmėginti „Qlik Sense“. Tad ir aš siūlyčiau – tiesiog išmėginkite. „Užsikurkite“ vieną ar kitą svarbų įmonės resursą, ką norite analizuoti, – pardavimus, HR ar tiekimą, – pamėginkite padirbėti ir, manau, labai aiškiai pamatysite, kad yra žingsnis į priekį duomenų analitikoje, o ypač duomenų vizualizavime. Duomenis analizuoti patogu ir su „QlikView“, bet pastebėti faktus yra kur kas lengviau, kai informacija pateikiama vizualiai. Tiesiog pamėginkite paanalizuoti vieną verslo dalį ar procesą, o vėliau nuspręsite. Mes priėmėme tokį sprendimą ir nesigailime. Dabar kartais jaučiamės, kaip tame anekdote, – jeigu rytą atsikėlus neveikia „Qlik“, esame kaip bėgliai iš kalėjimo, kurie turi kopėčias, bet neranda tvoros. Labai sudėtingai diena tuomet mums visiems dėliojasi, neramūs visi.

Mindaugas: Čia tas pats, kas užrišti akis ir paprašyti paeiti 10 žingsnių. Neramu. Galėčiau tik paantrinti Tadui. Šiuo metu naudojame finansų, pardavimų, pirkimų, skolų analitines aplikacijas prekyboje, artimiausiu metu planuojame diegti ir gamyboje. Gyvenimas rodo, kad tai pasiteisina ir norime kuo sparčiau vystyti.

Žiūrėkite interviu Atsisiųsti pdf formatu